Documentação Necessária para a Admissão de Empregados

1.Introdução

Para a admissão de empregados é necessário observar algumas formalidades legais. Dentre estas formalidades, destacamos a obrigação da apresentação de alguns documentos com a finalidade de identificar o candidato a empregado, bem como proporcionar, à empresa, condições para desempenhar corretamente as obrigações trabalhistas a que está subordinada, não só em relação ao empregado, mas também nas relações com o Ministério do Trabalho e Emprego.

2.CTPS- Obrigatoriedade

A Carteira de Trabalho e Previdência Social- CTPS, é documento obrigatório para o exercício de qualquer atividade laboral, inclusive de natureza rural ou doméstica e também para os trabalhadores temporários.

Portanto, a empresa deverá exigí- la do empregado no momento de sua contratação.

Existe, entretanto, uma exceção ao princípio da sua obrigatoriedade, são nas admissões em locais onde não há serviço regular de emissão de CTPS.

Neste caso a CTPS deverá ser obtida em outro local e no prazo improrrogável de trinta dias, sob pena de suspensão do exercício do emprego ou da atividade.

Nessa situação, a empresa deverá fornecer ao empregado, no ato da admissão, declaração constando a data de admissão, a natureza do emprego, o valor do salário e a forma de pagamento.

3.Obtenção da CTPS

Para sua obtenção, o interessado deverá comparecer pessoalmente ao órgão emitente, onde será identificado e prestará as declarações necessárias.

Deverá, para tanto, estar munido dos seguintes documentos:

a) duas fotos 3x4, iguais e recentes, fundo branco, em preto-e-branco ou colorida, de frente.

Não será mais exigida foto datada. Quando essa exigência estiver expressa em lei, a falta de data considerar-se-á suprida se o servidor responsável pela expedição do documento verificar que a fotografia identifica satisfatoriamente o interessado e pode, em consequência, ser admitida como recente - Portaria nº 032/82, do Ministro Coordenador e Orientador do Programa Nacional de Desburocratização.

Assim, conforme o disposto no art. 16 da CLT, na CTPS, além do número, série, data de emissão e folhas destinadas às anotações pertinentes ao contrato de trabalho e as de interesse da Previdência Social, constarão:

I - fotografia, de frente, modelo 3x4;

II - nome, filiação, data e lugar de nascimento e assinatura;

III - nome, idade e estado civil dos dependentes; e

IV - número do documento de naturalização ou data da chegada ao Brasil e demais elementos constantes de identidade de estrangeiros, quando for o caso.

A emissão de nova CTPS, 2a via ou via de continuação, dar-se-á mediante apresentação de 02 (duas) fotografias 3 x 4 e demais documentos, conforme o caso:

- no caso de emissão de 2a via, deverá ser apresentado boletim de ocorrência policial ou declaração assinada pelo interessado, no caso de roubo, furto ou perda, e, ainda, qualquer documento oficial de identificação pessoal e comprovante do número da CTPS anterior; e

- no caso de emissão de Via de Continuação, apresentar a CTPS anterior, na qual deverá ser comprovado o preenchimento total dos espaços de pelo menos um dos campos. Os ainda não esgotados devem ser inutilizados com carimbo próprio.

A emissão de CTPS para estrangeiros com estada legal no país será feita, exclusivamente, nas sedes das Delegacias Regionais do Trabalho, assinada pelo Delegado ou obrigatoriamente por detentor de delegação de competência do mesmo.

As Subdelegadas expressamente autorizadas pelo Delegado Regional do Trabalho poderão emitir CTPS, devendo o documento ser obrigatoriamente assinado pelo subdelegado.

4. Outros Documentos

São, ainda, necessários para admissão de empregados os seguintes documentos:

a) solicitação de emprego;

b) atestado médico de capacidade funcional- ASO;

c) foto(s);

d) título eleitoral;

e) certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar (para

o sexo masculino e conforme a idade);

f) Carteira de Habilitação Profissional expedida pelos órgãos de classe, tais como:

- OAB - na admissão de empregado advogado;

- CREA - na admissão de empregado engenheiro.

Na contratação de professor: para exercer magistério, profissão regulamentada, ele deve possuir habilitação legal, ou seja, o competente registro de professor expedido pelo Ministério da Educação ou pelas repartições competentes e o registro especial no Ministério do Trabalho;

g) atestado liberatório: na contratação de artistas, deve ser exigido o atestado liberatório, ou seja, um documento em que o precedente empregador declare que o contrato de trabalho que mantinha com o artista foi extinto regularmente;

h) carteira de identidade;

i) CPF (Cadastro de Pessoa Física no Ministério da Fazenda);

j) certidão de casamento, se for o caso;

l) certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos, para fins de salário-família;

m) Cartão da Criança, que, a contar de 1º.07.91, substitui a carteira de vacinações;

n) DIPIS ou a correspondente anotação na CTPS (para se evitar duplo cadastramento);

o) contribuição sindical relativa ao exercício;

Tendo em vista, ainda, as peculiaridades do cargo a ser exercido, poderão ser exigidos os seguintes documentos, a critério exclusivo do empregador:

1) carta de fiança;

2) atestado de antecedentes criminais.

5.Documentos de Identificação- Retenção- Proibição

Nenhuma pessoa física, bem como nenhuma pessoa jurídica, de direito público ou de direito privado, poderá reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, inclusive comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira de trabalho, certidão de registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro. A esses documentos pode-se, ainda, acrescentar a Carteira Nacional de Habilitação- CNH.

A CTPS deverá ser obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual tem o prazo de 48 horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, podendo-se adotar sistemas: manual, mecânico ou eletrônico, conforme o disposto no art. 29, "caput", da CLT.

6. Anotação dos Dados - Devolução do Documento

Quando, para a realização de determinado ato, for exigida a apresentação de documento de identificação, a pessoa que fizer a exigência fará extrair, no prazo de até 5 dias os dados que interessarem, devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor.

Além do citado prazo, somente por ordem judicial é possível a retenção de qualquer documento de identificação pessoal.

Na hipótese de o documento de identidade ser indispensável para a entrada de pessoas em órgãos públicos ou particulares, seus dados serão anotados no ato e devolvido o documento imediatamente ao interessado.

7. Penalidade

Constitui contravenção penal, punível com pena de prisão simples de 1 a 3 meses ou multa, a retenção de qualquer documento.

Quando a infração for praticada por preposto ou agente de pessoa jurídica, considerar-se-á responsável quem houver ordenado o ato que ensejou a retenção, a menos que haja, pelo executante, desobediência ou inobservância de ordens ou instruções expressas, quando, então, será este o infrator.

8. Fundamentos Legais

Lei nº 5.553/68, alterada pela Lei nº 9.453/97, mais os mencionados no texto.